CARACTERÍSTICAS DOS DOCUMENTOS NESTE ARQUIVO

Os documentos custodiados pelo Arquivo têm características particulares que os diferenciam de documentos encontrados em outras unidades de informação, nomeadamente em bibliotecas ou centros de documentação.

Apresentam diferentes e variados formatos: maços, livros, rolos e acondicionam-se em caixas, maços, pastas, etc. Têm diferentes tipos de suporte: pergaminho, papel, película, CD-ROM, etc.

Na sua grande maioria são manuscrito, existindo ainda documentos dactilografados e impressos, além dos digitais.

São documentos únicos que evidenciam actividades e funções de organismos/instituições, pessoas e famílias.

Para ser possível ao utilizador obter uma visão do conjunto dos documentos, a descrição em arquivos, utilizando técnicas multinível, desce do geral ao particular usando os seguintes níveis de descrição:

Fundo (F)

É o nível mais importante. Um fundo é um conjunto de documentos criados organicamente e/ou acumulados e utilizados por uma pessoa individual ou colectiva no exercício das suas funções e actividades. A determinação de um fundo deve respeitar o princípio da proveniência.

Secção (SC)

Constitui uma subdivisão orgânica e/ou funcional do FUNDO.

Subsecção (SSC)

Corresponde a uma subdivisão orgânico e/ou funcional de uma SECÇÃO.

Série (SR)

Corresponde a uma unidade arquivística constituída por um conjunto de documentos simples ou compostos a que, originalmente, foi dada uma ordenação sequencial, de acordo com um sistema de recuperação da informação. Em princípio, os documentos de cada série deverão corresponder ao exercício de uma mesma função ou actividade, dentro da mesma área de actuação.

Subsérie (SSR)

É uma subdivisão da SÉRIE.

Documento composto / Processo (DC)

Unidade organizada de documentos juntos, quer para utilização corrente pelo seu produtor, quer no decurso da organização de um fundo, porque se referem a um mesmo tema, actividade ou transacção, sujeito a tramitação própria, normalmente regulamentada.

Documento (D)

A mais pequena unidade arquivística intelectualmente indivisível.

Embora não sendo considerados níveis de descrição, podem existir, ainda, unidades arquivísticas com funções primordiais de gestão, de entre as quais destacamos:

Entidade detentora (ED)

Constitui o topo da hierarquia das entidades arquivísticas utilizadas como forma de gestão. As entidades detentoras têm a responsabilidade pela recolha, tratamento, preservação e divulgação dos documentos do Arquivo. São, portanto, instituições ou unidades administrativas que detêm a custódia da documentação do Arquivo.

Grupos de Arquivos (GA)

É conveniente, para efeitos de gestão, agrupar fundos afins, provenientes de administrações idênticas. Este agrupamento de fundos facilita a tarefa de gestão de arquivos.

Unidade de instalação (UI)

É a unidade básica de cotação e instalação de um FUNDO e das suas respectivas partes, por ex. livro, caixa, pasta.