CARACTERÍSTICAS DOS DOCUMENTOS NESTE ARQUIVO

Os documentos custodiados pelo Arquivo têm características particulares que os diferenciam de documentos encontrados em outras unidades de informação, nomeadamente em bibliotecas ou centros de documentação.

Apresentam diferentes e variados formatos: maços, livros, rolos e acondicionam-se em caixas, maços, pastas, etc. Têm diferentes tipos de suporte: pergaminho, papel, película, CD-ROM, etc.

Na sua grande maioria são manuscrito, existindo ainda documentos dactilografados e impressos, além dos digitais.

São documentos únicos que evidenciam actividades e funções de organismos/instituições, pessoas e famílias.

Para ser possível ao utilizador obter uma visão do conjunto dos documentos, a descrição em arquivos, utilizando técnicas multinível, desce do geral ao particular usando os seguintes níveis de descrição:

Fundo (F)

É o nível mais importante. Um fundo é um conjunto de documentos criados organicamente e/ou acumulados e utilizados por uma pessoa individual ou colectiva no exercício das suas funções e actividades. A determinação de um fundo deve respeitar o princípio da proveniência.

Secção (SC)

Constitui uma subdivisão orgânica e/ou funcional do FUNDO.

Subsecção (SSC)

Corresponde a uma subdivisão orgânico e/ou funcional de uma SECÇÃO.

Série (SR)

Corresponde a uma unidade arquivística constituída por um conjunto de documentos simples ou compostos a que, originalmente, foi dada uma ordenação sequencial, de acordo com um sistema de recuperação da informação. Em princípio, os documentos de cada série deverão corresponder ao exercício de uma mesma função ou actividade, dentro da mesma área de actuação.

Subsérie (SSR)

É uma subdivisão da SÉRIE.

Documento composto / Processo (DC)

Unidade organizada de documentos juntos, quer para utilização corrente pelo seu produtor, quer no decurso da organização de um fundo, porque se referem a um mesmo tema, actividade ou transacção, sujeito a tramitação própria, normalmente regulamentada.

Documento (D)

A mais pequena unidade arquivística intelectualmente indivisível.

Embora não sendo considerados níveis de descrição, podem existir, ainda, unidades arquivísticas com funções primordiais de gestão, de entre as quais destacamos:

Entidade detentora (ED)

Constitui o topo da hierarquia das entidades arquivísticas utilizadas como forma de gestão. As entidades detentoras têm a responsabilidade pela recolha, tratamento, preservação e divulgação dos documentos do Arquivo. São, portanto, instituições ou unidades administrativas que detêm a custódia da documentação do Arquivo.

Grupos de Arquivos (GA)

É conveniente, para efeitos de gestão, agrupar fundos afins, provenientes de administrações idênticas. Este agrupamento de fundos facilita a tarefa de gestão de arquivos.

Unidade de instalação (UI)

É a unidade básica de cotação e instalação de um FUNDO e das suas respectivas partes, por ex. livro, caixa, pasta.

O Arquivo Municipal de Fafe é detentor de um diversificado conjunto de fundos de diversas proveniências, destacando-se, como não poderia deixar de ser, a documentação produzida e recebida pelo Município desde a sua origem até à actualidade.

Infelizmente o fundo da Câmara Municipal só começa a ter expressão a partir do século XIX, já que toda a documentação de cronologias anteriores desapareceu, à excepção do Foral Manuelino outorgado ao concelho de Monte Longo, em 5 de Novembro de 1513, o único exemplar quinhentista e que o Arquivo orgulhosamente conserva como um dos seus ex libris.

Uma das razões deste hiato poderá residir no facto do crescimento do concelho se ter registado apenas a partir do Liberalismo, com a extinção de coutos e uma honra e a anexação de freguesias se municípios limítrofes. Pensa-se que as várias transferências do arquivo, quer por motivo de obras ou falta de espaço nos Paços Municipais poderão ser outra explicação para a parca documentação de séculos anteriores, onde se terá perdido algum espólio.

Para além deste fundo documental, o Arquivo detém outros sistemas de informação, nomeadamente o da extinta Administração do Concelho, alguns fundos judiciais e religiosos.

Prevê-se no futuro a elaboração de protocolos de incorporação ou depósito de fundos de proveniência diversa, como é o caso dos fundos das Juntas de Freguesia do concelho de Fafe, associações de variada natureza e arquivos particulares, no âmbito de uma política de sensibilização e promoção para a preservação do património do concelho, muito do qual potencialmente em risco de se perder.

Uma extensa variedade de temas e documentos: forais, actas, tombos dos bens e foros do Concelho, testamentos e legados, correspondência, livros de correições e arruamentos, provisões e escrituras, despesas e receitas, décimas dos prédios, passaportes e fianças, queixas e querelas, autos, manifestos, registos, e demais documentação sobre a vida agrícola, recursos naturais, preços e transportes, administração municipal e saúde pública, estatística, plantas e licenças de obras, vida religiosa, social e política, para todos disposta, cuidada e acessível.

É no Arquivo que se conserva toda a memória da Instituição produtora e o património documental do município, tornando-o numa fonte de informação preciosa e insubstituível para os serviços da autarquia, munícipes, investigadores, estudantes e curiosos da história local.